張 青
辦公室是一個承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的綜合部門，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，責(zé)任重大。如何管理好辦公室，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，根據(jù)自己的工作實踐談一點粗淺的認識。
一、辦公室工作“勤”字當(dāng)先，做到勤于學(xué)習(xí)、勤于思考、勤于實踐、勤于積累。俗話說，勤能補拙，人勤春早，天道酬勤。勤勉工作，抓住一次又一次歷練自己的機會，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，促使自己不斷地適應(yīng)工作發(fā)展變化的需要。
要勤于學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)是通往成功的階梯，只有勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，增加知識儲備，提高自身素養(yǎng)，才能做到參之有道、謀之有方。因此，對于辦公室的工作人員來說，要把學(xué)習(xí)作為適任工作的一種責(zé)任、一種境界、一種追求，多下功夫，多做努力。在學(xué)習(xí)專業(yè)理論的同時，還要學(xué)習(xí)履行崗位職責(zé)所需的各種業(yè)務(wù)知識；不僅要學(xué)習(xí)知識技能，還要注意掌握科學(xué)的方法。學(xué)習(xí)豐富人生智慧，學(xué)習(xí)增長工作才干，只有勤于學(xué)習(xí)，才能奠定做好辦公室工作的堅實基礎(chǔ)。
要勤于思考。只有勤于思考、善于思考，才能學(xué)得更快，悟得更深，做得更好。辦公室工作頭緒多，變數(shù)大，雷同重復(fù)的事項工作內(nèi)容、方法卻不盡相同，如工作運行分析會，每次討論的議題，準備的材料各不相同，需要不斷去思考。無論是大活動，還是小事情都需要提前將中間的每一個細節(jié)思量再三，考慮周全。思考是提高工作效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有深入思考，理清工作思路，把握工作重點，找準工作節(jié)點，工作才會有起色、有進步；只有深入思考，形成新的工作思路和措施，才不會“以其昏昏、使人昭昭”。在管理工作中，我養(yǎng)成了勤于思考、善于思考的良好習(xí)慣。
要勤于實踐。認識來源于實踐。在實踐過程中，人們通過自身的感官得出事物的各個表象、各種片面以及事物的外部聯(lián)系，即對事物的感性認識。辦公室所做的工作既有大事，也有細事。如何才能將工作做好，如何才能更好地服務(wù)公司全局工作的開展，那就必須要在實踐中不斷積累經(jīng)驗。實踐出真知，工作長才干。辦公室工作看起來簡單，但做好做周全、不出差錯實在不易。工作有方勤為徑，想做好每項工作就必須勤于實踐。辦公室事多、人多、頭緒多，怎樣做到統(tǒng)籌兼顧、有序推進？做到管而不死、散而不亂？通過半年多的實踐，我們建立了辦公室周例會工作制度，每周總結(jié)布置辦公室工作，明確要求，各人報告交流工作情況，點評后分頭行動，這樣既有效把握整體工作運行情況，又放手讓各人自動自發(fā)工作，既保證了各項工作順利完成，又提高了工作效率和質(zhì)量。同時，還要做到理論聯(lián)系實際，在實踐中檢驗自己的知識技能，在實踐中不斷為自己充電，這對我們工作的開展是非常有益的。
要勤于積累。學(xué)習(xí)也好，實踐也罷，都是一個積累的過程。辦公室工作的點點滴滴都要靠日常的積累去不斷地改進和發(fā)展，要一點一滴地積累知識、積累經(jīng)驗、積累感悟，豐富工作的經(jīng)歷和人生的閱歷，唯有如此才能不斷地提升工作的水準和質(zhì)量。
二、辦公室工作“實”字為要，做到處事誠實，辦事踏實，成事求實。只有踏踏實實做人，實實在在做事，扎扎實實工作的人，才能將工作干好，取得好的發(fā)展，得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認可。
處事要誠實。誠實是一個人為人處事的品德要求，更是一個人得到更高發(fā)展必須具備的品質(zhì)。辦公室是公司的中樞，對上接觸的是領(lǐng)導(dǎo)，對下接觸的是部門員工，對外接觸的是合作伙伴，這就需要辦公室的工作人員具有良好的品質(zhì)，無論是面對那一面、哪一層次的人，做事都要真心誠心，竭盡全力。要為人誠實、工作務(wù)實、責(zé)任落實。要做到上傳下達，不欺上瞞下、謊報軍情；協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，不虛情假意、心口不一。要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的、同事需辦的事，放在心上，抓在手上。只有這樣，才能贏得上下左右的信任支持，才能在公司內(nèi)外塑造良好的形象。
辦事要踏實。辦公室工作多數(shù)是一些具體性的事務(wù)，只有實事求是地去分析，并制定具體的計劃或策略，腳踏實地、盡心盡力去做，才能夠把工作做好。踏實工作是一個人的內(nèi)功，要做到是很不容易的。看到別人干出轟轟烈烈業(yè)績之時，均不可浮躁，要靜下心、沉下身、踏實工作，這本身就是對自己的一個考驗。辦公室人員猶如家庭主婦，燒煮一日三餐，油鹽柴米，鍋碗瓢盆，雖不高貴，卻十分重要，后勤服務(wù)保障一旦飄浮，勢必影響一家人正常生活和工作。因此，辦公室工作人員要甘當(dāng)人梯和鋪路石，求實務(wù)實，甘于奉獻。
要有實干精神。辦公室工作的繁瑣性、細微性、重要性決定了辦公室工作人員一定要具有實干的精神、務(wù)實的作風(fēng)，踏踏實實、無怨無悔地干工作。實干體現(xiàn)在思想上就是實事求是,體現(xiàn)在作風(fēng)上就是求真務(wù)實,體現(xiàn)在工作上就是真抓實干。真抓實干貴在“真”、重在“實”,同“真”相對立的是“假”和“偽”,同“實”相對立的是“虛”和“空”。古往今來,凡事成于真、興于實,敗于虛、毀于假。真抓實干,就是遵循客觀規(guī)律去抓、用心用腦去抓、全力以赴去抓,實實在在去抓。蜻蜓點水、不務(wù)實際不是真抓實干,瞻前顧后、心不在焉不是真抓實干,貪圖虛名、搞形式、走過場也不是真抓實干。衡量是不是真抓實干,不能看形式,關(guān)鍵是看結(jié)果,看實效,效果是衡量工作好壞的準繩和標尺，是我們工作的出發(fā)點和落腳點，踏實、實干是保證，我們一定要養(yǎng)成求真務(wù)實的工作作風(fēng)。
三、辦公室工作“細”字定論，要做到細心、細致、精細、精美。“細節(jié)決定成敗?！弊龊萌魏喂ぷ鞫夹枰凇凹殹弊稚舷鹿Ψ颉９ぷ髦幸獙⒛繕?、任務(wù)分解和細化，把握好細節(jié)。事實證明，大到公司年度任務(wù)，小到部門階段工作，只有遵循科學(xué)規(guī)律，細心做事，注重細節(jié)，細化環(huán)節(jié)，工作才能落實到位。
一要認真細心。人們常說“態(tài)度決定一切”。細心就是一個人對于工作和生活的態(tài)度。生活中要善于細心發(fā)現(xiàn)，工作中更要細心地去觀察。辦公室工作的性質(zhì)和內(nèi)容決定了要想做好工作就必須做到細心、用心。無論是日常的工作事務(wù)，還是領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事情，或是臨時性的突發(fā)事件，都需要細心地去做。只有細心，才能將工作的各個環(huán)節(jié)、各個步驟、各種問題考慮周全、做到位，才能避免任何疏忽，取得最優(yōu)的效果。
二要注重細節(jié)。“天下大事必作于細?！笨床坏郊毠?jié)，或者不把細節(jié)當(dāng)回事的人，對工作缺乏認真的態(tài)度，對事情只能是敷衍了事。這種人無法把工作當(dāng)作一種樂趣，因而在工作中缺乏工作熱情。而考慮到細節(jié)、注重細節(jié)的人，不僅認真對待工作，將小事做細、將細事做精，而且注重在做事的細節(jié)中找到機會，從而使自己走上成功之路。因而有人說：“把細節(jié)做到極致就是完美?！鞭k公室日常負責(zé)的事情大多是單位的一些會議、接待、行政管理、部門協(xié)調(diào)等，這些工作很重要，處處都要體現(xiàn)大局觀念，處處又要細微到位。如果注意不到就會出現(xiàn)問題，工作做了很多，一個細節(jié)產(chǎn)生瑕疵就會影響整個體作的效果。例如：安排重要客人住宿，如果事先不辦理住宿登記，領(lǐng)取房卡，客人到賓館才辦理，就會影響客人的興致和情緒，進而影響合作洽談的效果。
三要分解細化。細化，就是詳細、周密地計劃，量化工作事項。工作細化，就是根據(jù)不同的任務(wù)和需要，把上級的精神與本單位的實際進行合理地安排，使之更加具體、明確，更具有可操作性。這個過程就是把領(lǐng)導(dǎo)的共性要求與本部門的實際工作相結(jié)合的過程，把公司的規(guī)定變?yōu)榭刹僮餍源胧┑倪^程，把上級精神創(chuàng)造性地落實到工作中去的過程。辦公室工作的特點就是要求辦公室工作人員在工作中將各項工作細化，將工作分解成具體的步驟，這樣才能更好地開展工作。如何做到工作細化呢？首先要強化責(zé)任。對工作勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)，在落實上動腦筋、用真功，把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求具體化，拿出實實在在的辦法,把大的事項變成小的步驟，把大的任務(wù)細化為看得見、摸得著的具體工作。今年七月份，我們根據(jù)總經(jīng)理的要求，將勤務(wù)、物資管理細化為餐飲衛(wèi)生、大樓維護、辦公環(huán)境、消防器材、花木擺放、水電管路、電器網(wǎng)絡(luò)、倉庫物資、車輛出行八個方面，擬訂了管理細則，便于操作和考核。其次要領(lǐng)會精神。工作細化，必須克服情況不明決心大、心中無數(shù)點子多的盲目行動，要吃透上頭的精神，摸準下面的情況，形成自己的思路，變成自覺的行動。第三要合理安排。工作細化要遵循科學(xué)，力戒盲目，不亂提口號、瞎出點子，不走過場、大而化之，更不說大話、空話、套話，要合理安排時間，拿出辦法，細化到具體的人，扎實、具體地做好每一件事，逐環(huán)節(jié)地抓好每一項工作。
總之，辦公室作為公司工作運行的中樞、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。辦公室工作人員只有通過不斷學(xué)習(xí)與實踐增強工作能力，提升服務(wù)水平，做到“勤、實、細”，才能跟上領(lǐng)導(dǎo)的要求，跟上公司發(fā)展的步伐和需要。
